Het is jou ongetwijfeld ook wel eens overkomen. Er staat binnenkort een belangrijke beurs op de planning. Je hebt het voornemen om op tijd te beginnen met alle voorbereidingen, maar toch loopt het proces niet zoals je vooraf had uitgestippeld en bedacht. De deadlines komen sneller dichterbij en jij moet nog een hoop regelen. Wij geven je een aantal tips hoe je daarmee om kunt gaan!
Zoek het uit!
Je moet het natuurlijk niet echt uitzoeken, maar het is belangrijke om orde op zaken te stellen. Dat betekent dat je in kaart moet brengen wat er wanneer klaar moet zijn! Maak een takenlijst voor alle taken en activiteiten die geregeld moeten worden en hang daar uiterlijke (aanlever) deadlines aan.
Denk bijvoorbeeld aan het tijdig van bestellen van je drukwerk voor op de beurs. Ben je van plan goodiebags uit te delen op de beurs, laat dan canvas tassen bedrukken met jouw logo of bedrijfsnaam. Zo heb je een stevige hippe tas die ook na afloop van de beurs gebruikt kan worden als sporttas of tas voor de boodschappen.
Het is over het algemeen zo is dat hoe eerder je drukwerk wilt bestellen, je gebruik kan maken van goedkopere opties ten opzichte van de last-minute spoedopties. Soms ben je ook afhankelijk van de droogtijd. Zo kan je standaard mokken met een logo vaak wel binnen een week verwachten. Sleutelhangers en aanstekers worden over het algemeen ook snel bedrukt. Met een complete beursstand of presentatiewand gaat dat vaak niet zo snel.
Schakel hulp in
Soms voelt het als falen, maar je kunt alle hulp goed gebruiken. Schakel daarom tijdig de hulp in van je collega’s. Overweeg ook zeker externe opties, zoals een designer. Durf hulp te vragen voor je eigen gemoedsrust. Maak je problemen en zorgpunten bespreekbaar en overweeg alle hulp.
Het lastige is om toch die helikopterview vast te houden. Vraag daarom ook om terugkoppeling van je hulptroepen. Plan voor jezelf rust en ruimte in om die orde op te zaken te stellen. Dat betekent ook dat je jezelf echt even moet terugtrekken.
De beller is sneller
In veel gevallen werkt het toch echt zo dat de beller sneller is. Je hebt haast! Dus bel diegene op die je nodig hebt. Ga echt voor de korte klappen. Uiteraard hou je de mail in de gaten, maar door te bellen verhoog je de urgentie. Je bent direct top of mind bij degene die je nodig hebt. En belangrijker, je krijgt direct een reactie/antwoordt.
Maak de beursstand in orde
De plek waar jij met je collega’s potentiële klanten naar binnen moet halen moet natuurlijk wel klaar zijn. Overleg eventueel met de beurshouder om alvast het e.e.a. voor je klaar te zetten. In sommige gevallen zijn er nog wat beurswanden te leen die je met een spandoek bijvoorbeeld prima kunt opvullen.
Zodra de beursstand in orde is. De rust is wedergekeerd en nog tijd over is. Bedenk dan goed wat leuke relatiegeschenken zijn voor je prospects. De meeste beursgangers zullen vergelijkbare giveaways uitdelen. Wat wij zelf een leuke vinden zijn gepersonaliseerde sokken. Sokken bedrukken in jouw huisstijl maakt indruk, omdat men het niet snel zal verwachten. Dat is precies hetgeen je wilt bereiken: verrassend en ‘out of the box’ bedacht.
Vergeet niet om ook te genieten van je beurs of evenement. Als het nieuwe (potentiële) klanten oplevert en je krijgt complimenten over de afloop, dan ben je al snel al die stress vergeten. Misschien kan je er dan zelfs van genieten! Wij wensen je succes bij het organiseren van je volgende beurs.